Microsoft Office 365 for Education

Eltern- und Schülerinformationen zur Nutzung von
Microsoft Office 365 for Education
an der Schule

Wir nutzen an der Schule digitale Werkzeuge, um ortsunabhängig kommunizieren, lernen und arbeiten zu können. Hierfür bietet die Schule allen Schülerinnen und Schüler auf freiwilliger Basis den temporären Einsatz von Microsoft Teams for Education (im Folgenden: „Teams“) an. Der Einsatz von Teams ist auf den Zeitraum der Schulzeit an der Grundschule Mitterskirchen begrenzt.

Das System bietet Möglichkeiten wie z.B.

  • Gruppen- und 1:1 – Kommunikation mittels Chat, Telefon- und Videokonferenz,
  • Kommunikation via E-Mail unter den Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern,
  • Bereitstellung von Dateien in Kursräumen,
  • gemeinsame, gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten,
  • Nutzung von Office-Programmen sowie 
  • Stellung und Bearbeitung von (Online-)Aufgaben mit Feedbackfunktionen.
  1. Freiwilligkeit der Nutzung
    Eine Nutzung von Teams ist nur möglich, wenn die Nutzerinnen und Nutzer ihre schriftliche Einwilligung in die damit verbundene Datenverarbeitung erklären. Bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten erforderlich. Bei Minderjährigen zwischen 14 und 18 Jahren ist zusätzlich zur Einwilligung der Erziehungsberechtigten die eigene Zustimmung erforderlich.

    Sollten Sie einer Nutzung von Teams zustimmen, füllen Sie daher bitte die Einwilligung in Anlage 1 aus und lassen Sie diese der Schule so bald wie möglich zukommen. Nur so kann ein zügiger Einsatz der Anwendung sichergestellt werden.

    Mit der Einwilligung in die Datenverarbeitung akzeptieren die Nutzerinnen und Nutzer gleichzeitig die Nutzungsbedingungen der Schule (Anlage 2). Informationen zum Datenschutz finden Sie in Anlage 3.

    Die Nutzung von Teams ist freiwillig. Schülerinnen und Schülern, die das Angebot nicht nutzen möchten, stehen alternative Kommunikationswege zur Verfügung.

    (z.B. über Telefonkontakt, telefonische Einwahlmöglichkeit in Videokonferenzen mit Teams oder E-Mail-Korrespondenz)
  1. Erstellung der Nutzerkonten
    Um für Schülerinnen, Schülern und Lehrkräften die benötigten Nutzerkonten zu erstellen, werden personenbezogene Daten an den Dienstleister ma-edv GmbH sowie Microsoft übermittelt. Folgende persönliche Daten werden verarbeitet: 
  • Benutzername (Vor- und Nachname) 
  • Schulzugehörigkeit
  • Zugehörigkeit zu Klasse, Fächern und ggf. Kursen. 
  1. Nutzungsumfang
  • Das System stellt pro Klasse und unterrichtetem Fach einen (virtuellen) Kursraum zur Verfügung, für den jeweils ein Gruppenchat besteht. Der Benutzername ist einsehbar ausschließlich von anderen Mitglieder der Schule, die Nutzer-Konten in derselben Schule haben.
  • Weiterhin bietet die Anwendung die Möglichkeit, in jedem Kursraum eine Video- oder Telefonkonferenz mit Teilnehmern des Kurses durchzuführen. Jeder Teilnehmer kann dabei wählen, ob sein Videobild übertragen wird oder nicht. Die Standardeinstellung ist die Deaktivierung des eigenen Videobilds. Dennoch kann anhand der Benutzernamen eingesehen werden, wer sich gerade in der Konferenz befindet. Nur Lehrkräfte können Videokonferenzen initiieren. Jeder kann sein Videobild und seinen Ton jederzeit aktivieren oder deaktivieren (z B. bei Nebengeräuschen). Weder Lehrkräfte noch Schülerinnen oder Schüler sind berechtigt, Videokonferenzen aufzuzeichnen.
  • Die Teilnahme an einer Telefon-/Videokonferenz ist auch mit einem (Festnetz-)Telefon möglich; somit ist die Verwendung eines digitalen Endgeräts nicht unbedingt erforderlich.
  • Die Schülerinnen und Schüler sowie die Lehrkräfte einer Schule können untereinander via E-Mail kommunizieren. Ein E-Mail-Versand an Adressen außerhalb der jeweiligen Schulinstanz ist hingegen nicht möglich (sog. „closed campus“).
  • Im Kursraum können die Nutzer Dateien (z. B. Textdokumente, Präsentationen, Audiodateien) bereitstellen.
  • Die Nutzerinnen und Nutzer können gemeinsam und ggf. auch gleichzeitig an Dokumenten arbeiten. Dazu stehen die gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) zur Verfügung.
  • Die Lehrkraft kann im Kursraum für die Schülerinnen und Schüler Aufgaben einstellen, die diese bearbeiten und Ergebnisse einreichen können. Die Lehrkraft kann dazu individuell Feedback abgeben. 
  • Die Anwendung kann über einen Internetbrowser genutzt werden. Daneben steht es den Nutzerinnen und Nutzern frei, die Anwendung über eine App für mobile Geräte zu nutzen (Android und iOS). Hierfür muss die Nutzerin oder der Nutzer sich für eine Installation der entsprechenden App entscheiden.

Bedingungen zur Nutzung von Microsoft Office 365 für Schülerinnen und Schüler

für Grundschule Mitterskirchen

  1. Anwendungsbereich
    Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des von der Schule bereitgestellten digitalen Kommunikationswerkzeugs Microsoft Office 365 for Education.

    Sie gelten für alle Schülerinnen und Schüler, die Microsoft Office 365 for Education nutzen, und gehen insoweit den bestehenden EDV-Nutzungsbedingungen der Schule vor. 
  1. Zulässige Nutzung
    Die Nutzung der Plattform ist nur für schulische Zwecke zulässig. Sie dient dazu, die aktuell notwendigen schulischen Kommunikations- und Lernangebote zu unterstützen und dabei das Angebot von mebis – Landesmedienzentrum Bayern sinnvoll zu ergänzen.
  1. Anlegen von Konten für Schülerinnen und Schüler 
    Die Nutzung von Microsoft Office 365 for Education ist für Schülerinnen und Schüler freiwillig. Nutzerkonten für Schülerinnen und Schüler werden nur angelegt, wenn sie (bzw. bei Minderjährigen deren Erziehungsberechtigte) den Nutzungsbedingungen für Schülerinnen und Schüler zugestimmt und ihr Einverständnis mit der damit verbundenen Datenverarbeitung erklärt haben. Bei Schülerinnen und Schülern zwischen 14 und 18 Jahren ist zusätzlich deren Zustimmung erforderlich. 
  1. Nutzung mit privaten Geräten
    Die Nutzung von Microsoft Office 365 for Education ist grundsätzlich über den Internetbrowser des Nutzer-Geräts möglich. Die Installation des Programms oder der App ist nicht notwendig und erfolgt ggf. in eigener Verantwortung der Nutzerinnen und Nutzer.

    Beim Einsatz mobiler (privater) Geräte müssen diese mindestens durch eine PIN oder ein Passwort geschützt werden.
  1. Datenschutz und Datensicherheit
    Das Gebot der Datenminimierung ist zu beachten: Bei der Nutzung sollen so wenig personenbezogene Daten wie möglich verarbeitet werden. Insbesondere das Entstehen nicht benötigter Schülerdaten beim Einsatz von Microsoft Office 365 for Education ist vermeiden.

    Die Aufzeichnung einer Bild-, Ton- oder Videoübertragung, z. B. durch eine Software oder das Abfotografieren des Bildschirms, ist nicht gestattet.

    Die Kamera- und Tonfreigabe durch die Nutzerinnen und Nutzer erfolgt freiwillig. Bitte beachten Sie, dass es nicht ausgeschlossen werden kann, dass Dritte, die sich mit Nutzerinnen und Nutzern im selben Zimmer befinden, z.B. Haushaltsangehörige, den Bildschirm einer Nutzerin oder eines Nutzers und darauf abgebildete Kommunikationen einsehen können.

    Sensible Daten gem. Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetischen und biometrischen Daten) dürfen nicht verarbeitet werden.

    Bei der Nutzung sind das Mithören und die Einsichtnahme durch Unbefugte zu vermeiden. Die Nutzung der Videokonferenzfunktionen an öffentlichen Orten, insbesondere in öffentlichen Verkehrsmitteln, ist untersagt.

    Die Zugangsdaten dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden. Wer vermutet, dass sein Passwort anderen Personen bekannt geworden ist, ist verpflichtet, dieses zu ändern. Die Verwendung eines fremden Nutzerkontos ist grundsätzlich unzulässig.

    Nach Beendigung der Nutzung haben sich die Nutzerinnen und Nutzer bei Microsoft Office 365 for Education auszuloggen.

    Eine Verwendung des schulischen Nutzerkontos zur Authentifizierung an anderen Online-Diensten ist nicht zulässig, außer es ist ein von der Schule zugelassener Dienst.
  1. Verbotene Nutzungen
    Die Schülerinnen und Schüler sind verpflichtet, bei der Nutzung der Plattform geltendes Recht einzuhalten, u. a. das Strafrecht und das Jungendschutzrecht. Außerdem ist jede Nutzung untersagt, die geeignet ist, die berechtigen Interessen der Schule zu beeinträchtigen (z. B. Schädigung des öffentlichen Ansehens der Schule; Schädigung der Sicherheit der IT-Ausstattung der Schule).

    Es ist verboten, pornographische, gewaltdarstellende oder -verherrlichende, rassistische, menschenverachtende oder denunzierende Inhalte über die Plattform abzurufen, zu speichern oder zu verbreiten. Von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern über Microsoft Office 365 for Education bereitgestellte Inhalte dürfen nicht unbefugt in sozialen Netzwerken verbreitet werden. 
  1. Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen
    Im Falle eines Verstoßes gegen diese Nutzungsbedingungen behält sich die Schulleitung das Recht vor, den Zugang zu Microsoft Office 365 for Education zu sperren. Davon unberührt behält sich die Schulleitung weitere Maßnahmen vor.
  1. Schlussbestimmungen
    Der Einsatz von Microsoft Office 365 for Education ist ein temporäres Angebot für die Zeit des Schulbesuchs an der Grundschule Mitterskirchen. Mit Ende der Bereitstellung des Angebots werden alle Daten inklusive der Nutzer-Accounts nach einer Übergangszeit gelöscht.

    Tritt eine Schülerin oder ein Schüler während der Vertragslaufzeit aus einer angemeldeten Schule aus (beispielsweise durch Schulwechsel) und wird daher vom Schul-Admin das Nutzerkonto dieser Person entfernt, wird dieses nach 30 Tagen unwiderruflich gelöscht. Daneben gibt es die Möglichkeit, Nutzerkonten direkt zu löschen.

Informationen zur Datenverarbeitung nach Art. 13 DSGVO

Ergänzend zu den allgemeinen Datenschutzhinweisen unserer Schule, abrufbar auf unserer Schulhomepage unter www.gs-mitterskirchen.de möchten wir Sie über die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Microsoft Office 365 for Education informieren:

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Für die Datenverarbeitung ist die jeweilige Schule verantwortlich, deren Kontaktdaten sie auch im Briefkopf finden:

Grundschule Mitterskirchen
Gerastraße 1
84335 Mitterskirchen

Tel. 08725-910163
E-Mil: info@gs-mitterskirchen.de 

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Wir möchten Sie auf die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der Schule hinweisen, die Sie auch in den Datenschutzhinweisen unserer Schulhomepage finden können: 

Thomas Jordan, datenschutz@mspan.de, Tel. 08561-8547 

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten
Die Schule verarbeitet die personenbezogenen Daten im Rahmen von Microsoft Office 365 for Education für schulische Zwecke. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist eine Einwilligung der betroffenen Personen.

Empfänger von personenbezogenen Daten
Schulinterne Empfänger (Schulleitung und von der Schulleitung beauftragte Schul-Admins mit Benutzerwaltungsrechten, Lehrkräfte sowie Schülerinnen und Schüler der eigenen Lerngruppe(n)) nach den konkret zugewiesenen Berechtigungen innerhalb der Schule.

Zur Bereitstellung und Nutzung von Microsoft Office 365 for Education ist die Übermittlung personenbezogener Daten an ausgewählte Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 18 DSGVO). Die Schule bedient sich folgender Auftragsverarbeiter:

  • ma-edv GmbH, Irsham 68, 94081 Fürstenzell; die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Cloud Service einschließlich der zugehörigen Wartungs-, Pflege- und Supportleistungen; die allgemeinen Datenschutzhinweise von ma-edv GmbH finden Sie unter www.ma-edv.com/datenschutz

Folgende Datenarten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung durch ma-edv GmbH: 

Anzeigename, Familienname, Vorname, Externe ID, Klasse, Kurse, Kursjahr bzw. Schuljahr, E-Mailadresse, Technische Protokolldaten, Benutzername, Personenrolle, Person, Benutzergruppe, Benutzerzugang (aktiv, gesperrt), Sprache, E-Mailadresse, Letzte Anmeldung, Office 365 Tenant ID, Profileinstellungen, Passwort (verschlüsselt)/Anmeldename; 

Zusätzlich bei Lehrkräften / nicht-unterrichtenden Personal: 

unterrichtete Fächer/Kurse, unterrichtete Klassen, Gruppenzugehörigkeit (z. B. Fachschaft), Protokollierung der Nutzung (kurzfristige Aufbewahrung)

Soweit personenbezogene Daten im Auftrag der Schule von der ma-edv GmbH verarbeitet werden, findet die Verarbeitung grundsätzlich in Europa statt.
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist jedoch auch außerhalb Europas möglich, soweit dies zum Zwecke der Einrichtung der Schulinstanzen auf die vertragsgegenständliche Plattform des Gesamtsystems sowie zum Zwecke des telefonischen Supports auf Microsoft Azure-Onlinedienste bzw. Microsoft Office 365 zurückgreift.

  • Microsoft Ireland Operations, Ltd. One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521.

Microsoft speichert die folgenden „ruhenden“ Daten auf Servern nur innerhalb der Europäischen Union: 

  1. E-Mail-Postfachinhalte (E-Mail-Text, Kalendereinträge und Inhalt von E-Mail-Anhängen), 
  2. SharePoint Online-Websiteinhalte und die auf dieser Website gespeicherten Dateien sowie 
  3. Dateien, die auf den Cloudspeicher OneDrive for Business hochgeladen wurden.

Im Übrigen können Kundendaten und personenbezogenen Daten, die Microsoft im Auftrag der Schule verarbeitet, auf der Basis der EU-Standardvertragsklauseln auch in Länder außerhalb der Europäischen Union („Drittstaaten“, z. B. USA) übermittelt werden, um die Onlinedienste bereitzustellen.

Nähere Informationen zu Teams und den datenschutzrechtlichen Angaben finden Sie unter https://www.microsoft.com/de-de/education/products/microsoft-365.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Tritt eine Person während der Vertragslaufzeit aus einer angemeldeten Schule aus (beispielsweise durch Wegzug) und wird daher vom Schul-Admin das Nutzerkonto dieser Person entfernt, wird dieses nach 30 Tagen unwiderruflich gelöscht. Daneben gibt es die Möglichkeit, Personen direkt zu löschen. Mit Ende der zentral koordinierten Bereitstellung des Angebotswerden alle Daten inklusive der Nutzer-Accounts nach einer Übergangszeit gelöscht.

Weitere Informationen
Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie sich an den Verantwortlichen sowie Datenschutzbeauftragten der Schule wenden (s. o.).